Операционное управление закупочной деятельностью

Операционная деятельность по управлению закупками начинается с определения тех транзакций, которые должны быть установлены между отделом закупок и конкретными потребителями предметов снабжения (подразделениями) фирмы. Под потребностью в материальных ресурсах понимается их количество, необходимое к определенному сроку на установленный период для обеспечения выполнения заданной программы производства или имеющихся заказов.

Таким образом, в процессе определения потребности в материальных ресурсах необходимо: идентифицировать внутрифирменных потребителей материальных ресурсов; выполнить расчет потребности в материальных ресурсах; установить требования к весу, размеру и другим параметрам поставок; разработать планы-графики и спецификации на каждую позицию номенклатуры и номенклатурные группы; решить задачу «сделать или купить» для потребляемых организацией материальных ресурсов.

Этап идентификации потребности включает в себя сбор и обработку заявок подразделений компании на предметы снабжения и услуги, а также планирование потребности в предметах снабжения. Потребности каждого предприятия можно разделить на две большие группы: 1) в зависимости от объема заказа (общая, валовая, или брутто-потребность, чистая, или нетто-потребность); 2) в зависимости от очередности выполнения заказа (первичную, вторичную и третичную потребности).

Общая потребность включает в себя валовую потребность на производственную программу и зарезервированный объем сырья, материалов и комплектующих для специального использования. Валовая, или брутто-потребность, – это потребность на производственную программу без учета имеющихся производственных запасов и готовой продукции. Чистая, или нетто-потребность, – это потребность в сырье, материалах, комплектующих на производственную программу с учетом имеющихся заделов на рабочих местах и запасов готовой продукции.

Основными методами определения потребности являются: стохастический метод; эвристический метод; детерминированный метод. Стохастический метод, основанный на прогнозировании, используется, когда базой для расчета являются математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность в материальных ресурсах. С помощью стохастического метода определение потребности основывается на объемах потребностей в прошлых периодах.

Все указанные методы определения потребности в материальных ресурсах на предприятии имеют свои достоинства и недостатки с точки зрения точности, затрат времени, стоимости услуг или выявления потребности в материальных ресурсах. Выбор того или иного метода зависит от особенностей материальных ресурсов, от условий их потребления, профиля предприятия, типа материальных ресурсов, наличия и вида складов, системы контроля над состоянием запасов и т. п.

Детерминированный метод применяется для расчета потребности в материалах и комплектующих для удовлетворения нужд производства, когда определены объемы продаж изделий. Основывается детерминированный метод на использовании вполне определенных исходных данных и служит для определения вторичной и третичной потребностей при известной первичной. В детерминированном методе важно установить время потребления материальных ресурсов. Здесь может быть полезен цикловой график, который заполняется справа налево.

На основании циклового графика можно определить, сколько деталей запустить и когда. Чтобы выполнить заказ в срок, материалы должны иметься в наличии в наиболее ранний срок, чтобы цикл их поступления и первичной обработки не увеличивал цикла изготовления изделия. Детали должны быть своевременно готовы, чтобы оставалось время для сборки. Покупные изделия должны быть заказаны с учетом ожидаемого времени поставки.