Документальное оформление хозяйственных операций

Для группировки и систематизации данных бухгалтерского учета используют учетные регистры, которые подразделяются на карточки, свободные листы и книги.

Кроме того, по содержанию различают регистры аналитического, синтетического учета и комбинированные регистры. Такие регистры позволяют вести одновременно синтетический и аналитический учет определенной группы хозяйственных средств (либо их источников).

Свободные листы выполняют роль комбинированных регистров, т.е. предназначены для синтетического и аналитического учета (журналы-ордера, ведомости). Они позволяют наиболее рационально распределить обязанности между работниками бухгалтерии.

При использовании книг практически исключается возможность замены отдельных листов новыми (при хищениях и злоупотреблениях). Записи в учетных регистрах производятся только на основании правильно оформленных документов.

Наиболее распространены в настоящее время журнально-ордерная и таблично-автоматизированная формы бухгалтерского учета.

В основу журнально-ордерной формы положен шахматный принцип регистрации операций и их накапливание за каждый отчетный период. Шахматная форма записи позволяет учитывать сумму любой хозяйственной операции одновременно по двум счетам: в дебете одного и в кредите другого.

Все журналы-ордера построены по кредитовому признаку, т.е. для каждого счета в соответствующем журнале-ордере указываются суммы всех хозяйственных операций, затрагивающих кредит этого счета, а также номера счетов, дебет которых изменяется в результате этих операций.

Когда аналитические показатели по счетам сложно записать непосредственно в журналы-ордера, применяются вспомогательные ведомости. При этом данные первичных документов группируются сначала в накопительных ведомостях, итоги которых затем переносятся в журналы-ордера.

Общий принцип внесения записей в журнал-ордер следующий: в конце отчетного периода (в конце дня при совершении операций по кассе) после обработки всех первичных бухгалтерских документов и подведения окончательных итогов во всех накопительных ведомостях полученные суммы, согласно корреспонденции счетов, вносятся в соответствующий журнал-ордер — в графу, соответствующую этой сумме.

Главная книга открывается на год, а каждому месяцу соответствует одна строка. На основании Главной книги формируется баланс.

Все большее число хозяйствующих субъектов ведут бухгалтерский учет, ориентированный на использование персональных компьютеров. При этом значительно сокращается трудоемкость обработки учетной информации, а следовательно, и число счетных ошибок.

При ведении бухгалтерского учета любая компания может устанавливать свои учетные регистры, а также вводить внутренние формы отчетности (не нарушая общих методологических принципов).